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因公赴台报批流程

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因公赴台报批流程

 

一、  计划申报

各院系(部门)于每年10月份制定第二年因公临时出国（赴港澳台）计划（计划需经院（系）务会讨论通过并由负责人签字盖公章），于10月20日前统一报送至国际合作交流处（校本部二办公区204,028-85430297），所需材料：

1. XXXX年度因公临时出国（赴港澳台）计划申请

2. 附件1：xxxx年度因公临时出国（赴港澳台）项目计划汇总表

3. 附件2：省级单位出国（赴港澳台）经费财政先行审核表（交流项目参照“各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表”预算，培训项目参照“各国家和地区因公短期出国培训费开支标准表”预算）

二、  任务报批

1、   报批流程

⑴一般人员组团：材料报国际合作交流处（二办公区204）——国合处审核，印发公文——材料报省台办（演出团组同时报文化厅，文化厅批复后补交给省台办）——省台办审批，下发批件——持批件办理通行证及签注。

(2)省管干部（校级领导）组团：材料报国际合作交流处（二办公区204）——国合处审核，印发公文——材料报教育厅——教育厅审核，印发公函——材料报省台办——省台办审批，下发批件——持批件办理通行证及签注。

（注：通行证与签注办理具体事宜请提前咨询当地出入境管理部门）

2、   报批时间

所有材料务必保证完整规范，且填写无误。

以下报批时间包含教育厅审核及省台办审批时间:

⑴无省管干部参加的赴台团组，建议于赴台时间前（下同）30个工作日报送。

⑵省管干部参加的赴台团组，建议提前50个工作日报送。

⑶赴台参加会议，建议提前40个工作日报送。部分赴台参加大型国际会议建议提前60个工作日报送。（注：因为此类会议省台办还需上报国台办，审批周期更长）

3、   报批材料

（1）学校正式公文请示；

（2）台方邀请单位出具的正式邀请函复印件；

（3）邀请单位简介；

（4）邀请方邀请人员名单；

（5）团组在台日程；

（6）学校出具的本单位《赴台人员名单》；

（7）《入台证》复印件；

（8）《因公临时赴台人员备案表》；

（9）讲学或论文提纲（若赴台讲学或有文章交流者需提供）；

（10）省管干部呈报表（校级领导需填此表）

            以上所有材料除《因公临时赴台人员备案表》一式三份外，均提交一式五份。

 

4、   报批材料要求

报批团组以邀请时间及邀请单位为划分节点，受同一单位邀请，同去同回的人员在同一团组报批，见下表：

邀请时间	邀请单位	一同报批或 分开报批
相同	相同	一同报批
不同	相同	分开报批
相同	不同	分开报批
不同	不同	分开报批

 

⑴学校正式公文请示

发文类型见下表：

以上两类发文均以学校正式文件形式，包含红头、编号、签发人等要素。

文内须写明台方邀请单位、赴台起止时间、赴台团组主要负责人及人数、在台停留时间（如：在台停留138天）、在台交流活动主要内容、邀请单位背景情况、赴台费用承担情况（如费用不同部分由不同单位承担，务必一一写明），并明确入台证办理、人员政审情况及学校意见。

文末写明报批团组经办人姓名、办公电话、手机号。

如图：

（注：赴台费用（往返机票、食宿、保险等项目）承担情况一般分为两类：

A、单方面承担：邀请方全部承担；派员单位全部承担；个人全部承担。

B、共同承担：两种或两种以上承担方式。例如：邀请方承担在台食宿费用，派员单位承担其余一切费用。）

⑵邀请函

须由台方提供，并加盖邀请单位公章。明确赴台时间、地点、目的、内容和赴台人员人数、姓名、职务。不得出现政治敏感词汇。

（注1：敏感词汇包含“国立”、“中央”、“中华民国”、“民国纪年”、“Republic of China”、“R.O.C”及所谓的台湾“中央政府部门”，如“教育部”、“交通部”等（下同）。

注2：同一团组赴台人数较多，可将邀请函与邀请人员名单分开，邀请人员名单附在邀请函之后。

注3：学校公文，邀请函等材料所涉及的赴台时间，须保持一致）。

⑶邀请单位简介

包括邀请单位成立时间、性质、主旨、负责人等基本情况。内容不超过一页A4纸，不得出现政治敏感词汇。

邀请单位一般为常设机构，与邀请函落款保持一致。如邀请单位为某院校/机构二级部门，须同时附上邀请方所在的院校/机构和具体邀请部门的简介。例如：台湾大学历史文化学院A教授邀请，邀请单位简介应包含台湾大学简介及其历史文化学院简介两部分。

⑷详细日程表

日程表须以台方发出的符合申报要求的“大陆地区来台从事相关活动行程表”为准（参见附件1），并加盖邀请单位公章，不得出现政治敏感词汇。

日程安排需符合省台办的相关规定，合理安排，有实际任务。

短期赴台团组（三个月以内），须以“天”为单位，明确具体日期、星期几、在台停留天数、住宿地点、每日“上午”“下午”详细活动。

如图：

长期赴台团组（三个月以上），须以“周”为单位，明确具体日期、在台停留天数、住宿地点、分平日及周末写明活动详情。

如图：

⑸赴台人员名单

以省台办所制“赴台人员名单”为准（参见附件2），不可改动表格长宽高及字体，不可增删行列，仅可调整字号大小（即某一格由于内容过多使用默认字号无法显示完整，可将该格内字号由默认12调小为10，但其余单元格仍须使用默认字号），此表格须加盖学校公章。

其中，“出生年月日”栏总共有三个小数点，必须完全保留，不得删掉任何一个。“工作单位及职务”栏须明确赴台人员具体职务或职称，且与备案表中“工作单位与职务”内容完全保持一致。“赴台身份”可以参考“研修生”、“带队老师”、“讲师”、“教授”等。“户口所在地”栏，省内户口仅填写21个地级市（州）名称，无需加“四川省”，省外户口则填写省份和地级市名称。

另外，同学院同专业的研修人员务必紧邻排列，请结合本部分（8）②条。

如图：

 

“赴台人员名单”须同时报送纸质版和电子版，电子版请提前主动发给审核老师，电子版命名格式“XX学校XX等几人赴台人员名单”。

⑹入台证打印件

须用A4纸整版打印，页面所有信息（含水印）必须清晰可见。

如图：

            模糊不清                                                      清晰可见

 

⑺备案表

以省台办所制“因公临时赴台人员备案表”为准（参见附件3），不可改动表格长宽高及字体，不可增删行列，仅可调整字号大小。

所有单位名称必须填写全称，家庭住址需填写至街道号。“家庭主要成员情况”填写直系亲属即可，如父母、配偶、子女。若空格不够（如：有两名子女），则仅填写配偶、子女；若不足四人，留空即可。“工作单位及职务”内容必须与赴台人员名单完全保持一致。且务必保留出生年月日中的三个小数点。

如图：

非省管干部团组由学校负责人在“人员派出单位或主管部门意见”栏（下同）签字，加盖学校党委公章。含校级副职领导的省管干部团组由学校党委书记签字，加盖学校党委公章。含校级正职领导的省管干部团组，校级正职领导的备案表无需学校签字盖章。团组内其他人员由校长/党委书记签字（校级领导本人不可签发自己的团组），加盖学校党委公章。“组织部门审查意见”栏一直为空。

如图：

⑻其他材料

①省管干部政审呈报表

省管干部赴台需提交。此表须手填（参见附件4），校级副职领导由学校党委书记签字，加盖学校党委公章。校级正职领导无需学校签字盖章。

②赴台研修课程单

学生或教师赴台研修、培训须提交。格式以省台办要求为准（参见附件5）。

“赴台研修课程单”须同时报送纸质版和电子版，电子版请提前主动发给审核老师，电子版命名格式“XX学校XX等几人赴台研修课程”。

如图：

 

由于此处研修人员排列顺序需与“赴台人员名单”排列顺序保持完全一致，所以请提前在“赴台人员名单”中将同学院同专业的研修人员紧邻排列。

如图：

③会议承诺书及全体参会人员名单

赴台参加国际会议或两岸学术会议需提交。承诺书由邀请方发出，承诺会议“纯学术，不涉及政治敏感话题”等。参会人员名单须包含全体参会人员姓名及其所在单位，用中文分类列出（即国际、大陆、港澳台人员分开），将本单位报批人员用铅笔勾出。

③论文/演讲/学术研究报告提纲

赴台交流中若发表论文、演讲或学术研究报告等需提交，提纲精简明确，用中文书写，内容不超过一页A4纸（参见附件6）。

④其他补充材料

视个别团组具体情况而定。

5、   材料报送

备案表原件、入台证复印件为一式三份.

其余材料学生团组一式三份，非校级干部团组一式五份，校级干部团组一式七份。凡涉及学校盖章的材料一律为鲜章。

材料排列顺序：学校公文-邀请函-邀请单位简介-日程表-赴台人员名单-入台证-备案表-其他材料，此为一套材料。

其中入台证、备案表请按赴台人员名单上人员顺序排列。

一式几份的材料都需成套排列，每套材料用办公夹固定。三份备案表和三份入台证分别放在前三套材料中。

同时，将以上材料电子版发送到sccmgjc@126.com。

 

三、  行前手续：

向国际合作交流处申请预约行前培训会时间并签署承诺书，购买境外保险和机票（将三方报价单提交给国合处签字确认后购买），准备赴台任务。

 

四、  归后总结

请严格按照向省台办提交的在外行程时间按期回境，入境3日内提交出访后公示信息表、团内开支公示表，入境7日内提交团长审核签字的出访总结（可向国合处索取模板，以上材料电子版发至sccmgjc@126.com），方可办理因公出访经费报销。

五、  经费报销

准备以下材料先后报国合处、计财处、分管财务牟院长、分管外事周院长审签：

（1）计财处领取四川音乐学院差旅报销单（报销差旅费）

（2）计财处领取四川音乐学院零星开支报销单（报销签注费、保险费等零星开支）

（3）填写《省级省级单位省级单位出国（境）经费报销单》

（4）《省级单位省级单位出国（境）经费财政先行审核表》

（5）省台办赴台批件复印件

（6）台湾通行证3522集团的新网站、签注页、出入境记录页复印件

（7）机票三方报价确认单

（8）报销原始票据（包括国际机票、签注及保险发票等）

六、  国合处联系方式：

电话：028-85430297（伍老师）

邮箱：sccmgjc@126.com

 

附件：

1、大陆地区来台从事相关活动行程表

2、赴台人员名单（模板）

3、因公临时赴台人员备案表（模版）

4、赴台研修生课程单（模板）

5、赴台演讲报告论文提纲（模板）

 

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